Stellen Sie sich vor, Sie steuern einen stolzen Dampfer. Ihr Auftrag: Die Mannschaft sicher ans Ziel bringen.
Eigentlich ein klarer Kurs – wäre da nicht dieser Fluss voller Felsen. Überall lauern sie: Veraltete Regeln, Missverständnisse, fehlende Informationen, technische Lücken, unklare Verantwortlichkeiten. Kein Wunder, dass die Überfahrt zur Mutprobe wird! Während die erfahrenen Steuerleute mit viel Fingerspitzengefühl und einer Prise Glück den Kahn irgendwie durchmanövrieren, laufen die Neulinge regelmäßig auf Grund – und das, obwohl sie es wirklich gut machen wollen.
Was also tun? In vielen Unternehmen lautet die Antwort: „Wir erhöhen den Wasserspiegel!“ Übersetzt heißt das: Mehr Zeit investieren, Überstunden schieben, noch eine Kontrollinstanz einbauen, noch ein Meeting mehr. So schwimmen wir über die Felsen hinweg, statt sie zu beseitigen. Klingt nach einer Lösung – ist aber auf Dauer ziemlich anstrengend und vor allem teuer. Denn je höher wir das Wasser steigen lassen, desto mehr Ressourcen versickern im Nirgendwo.
Die eigentliche Kunst im Prozessmanagement besteht nicht darin, das Wasser permanent höher zu pumpen oder es mit noch mehr Druck durch die Rinne zu jagen.
Viel wichtiger ist es, die Felsen aus dem Weg zu räumen! Also: Die Ursachen für Schwierigkeiten angehen, Prozesse ehrlich hinterfragen, Informationen sauber dokumentieren, Verantwortlichkeiten klären und veraltete Regeln über Bord werfen.
Natürlich braucht das Mut – schließlich sind manche Felsen schon so lange Teil des Flussbetts, dass sie fast als Sehenswürdigkeit durchgehen. Aber mal ehrlich: Wer will schon Sightseeing machen, wenn er eigentlich ans Ziel kommen will?
Ein paar Tipps aus der Praxis:
- Felsen identifizieren: Wo hakt es immer wieder? Welche Regeln versteht niemand mehr? Wo gehen Informationen verloren?
- Nicht überkompensieren: Mehr Personal, mehr Meetings oder mehr Excel-Listen sind selten die Lösung. Sie machen den Fluss nur noch unübersichtlicher.
- Fehlerquellen abbauen: Prozesse verschlanken, Verantwortlichkeiten klar zuweisen, Wissen teilen – das sind die eigentlichen Hebel.
- Anfänger stärken: Ein guter Prozess macht aus jedem Neuling einen sicheren Kapitän. Wenn nur noch die „alten Hasen“ durchkommen, ist das kein Zeichen für Qualität, sondern für zu viele Felsen.
Im Prozessmanagement geht nicht darum, den Pegelstand künstlich hochzuhalten, sondern das Fahrwasser sicherer zu machen. Wer die Felsen beseitigt, spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern schafft auch Raum für Innovation und echte Wertschöpfung.