Vergangenen Montag hatten wir die Gelegenheit, an einem inspirierenden Symposium zum Thema „KI in der Weiterbildung" teilzunehmen. Der Tag war gespickt mit spannenden Vorträgen, beeindruckenden Demos und vielversprechenden Technologien. Es wurde eindrucksvoll gezeigt, was künstliche Intelligenz heute bereits leisten kann und welche vielfältigen Einsatzmöglichkeiten sich für Bildungsträger und Unternehmen bieten.
Doch bei aller Begeisterung für die technologischen Möglichkeiten kristallisierte sich für uns eine zentrale Erkenntnis heraus: Die beste KI löst keine Probleme, wenn die zugrundeliegenden Prozesse nicht funktionieren.
Wenn KI auf chaotische Prozesse trifft
Stellen Sie sich folgenden Alltag vor: Eine interessierte Person meldet sich für einen neuen Kurs an. Die Anmeldung wird per E-Mail an drei verschiedene Personen im Team weitergeleitet. Niemand fühlt sich wirklich zuständig, Aufgaben werden doppelt erledigt oder fallen komplett durch das Raster. Die Kommunikation läuft ins Leere, der Kunde wartet auf eine Rückmeldung.
Genau solche unstrukturierten Abläufe sind in vielen Organisationen Realität. Und hier liegt das Problem: Wenn Sie diesen chaotischen Prozess einer KI beibringen, automatisieren Sie lediglich das Chaos. Die künstliche Intelligenz wird die Ineffizienz perfekt reproduzieren – nur eben schneller und in größerem Umfang.
Prozessmanagement kommt vor Technologie
Bevor Sie ein neues Tool implementieren, sollten Sie sich grundlegende Fragen stellen:
Was gibt es auf dem Markt? Verschaffen Sie sich einen Überblick über verfügbare Lösungen und deren tatsächliche Funktionen. Nicht jedes Tool hält, was die Marketingversprechen suggerieren.
Was brauchen wir wirklich? Definieren Sie Ihre konkreten Anforderungen. Welches Problem soll gelöst werden? Welche Prozesse sollen unterstützt oder automatisiert werden?
Wie werden unsere Mitarbeitenden damit umgehen können? Die beste Technologie nützt nichts, wenn Ihr Team sie nicht akzeptiert oder nicht damit arbeiten kann. Berücksichtigen Sie die digitale Kompetenz und die Bereitschaft zur Veränderung in Ihrem Team.
Müssen wir Prozesse und Zuständigkeiten anpassen? Oft erfordert die Einführung neuer Tools eine Neugestaltung bestehender Abläufe. Klären Sie Verantwortlichkeiten, definieren Sie Schnittstellen und dokumentieren Sie die neuen Prozesse.
Wie schulen wir unsere Mitarbeitenden? Planen Sie ausreichend Zeit und Ressourcen für Onboarding und Training ein. Nur geschulte Mitarbeitende können das Potenzial neuer Tools ausschöpfen.
Ist das, was wir implementiert haben, wirklich richtig? Nach der Einführung beginnt die kontinuierliche Verbesserung. Gibt es noch Stellschrauben? Wo hakt es? Was läuft besser als erwartet?
Diese Fragen entsprechen den klassischen Phasen des Prozessmanagements: Analyse, Design, Implementierung, Monitoring und kontinuierliche Optimierung.
Unsere Haltung zu KI: Begeistert und kritisch zugleich
Wir bei der Dr. Birn Akademie sind große Fans von künstlicher Intelligenz in all ihren Facetten. Wir nutzen KI-Tools aktiv in unserem Alltag und lassen sie gerne für uns arbeiten – sei es bei der Content-Erstellung, der Personalisierung von Lerninhalten oder der Automatisierung administrativer Aufgaben.
Gleichzeitig hinterfragen wir kontinuierlich, ob wir diese Technologien richtig einsetzen. Leistet die KI wirklich das, wofür wir sie eingeplant haben? Bringt sie den erhofften Mehrwert? Oder haben wir nur einen ineffizienten Prozess digitalisiert?
Unser Appell: Bilden Sie sich weiter, aber vergessen Sie die Basis nicht
Jeder sollte sich mit künstlicher Intelligenz beschäftigen, sich Wissen aneignen und die Möglichkeiten ausschöpfen, die diese Tools bieten. Die Technologie entwickelt sich rasant weiter, und wer heute nicht experimentiert, verliert morgen den Anschluss.
Aber: Vergessen Sie dabei niemals Ihre internen Prozesse. Nur mit klar strukturierten, dokumentierten und gelebten Abläufen kann sich ein Tool – ob mit oder ohne KI – voll entfalten. Prozessmanagement ist nicht das glamouröse Thema, das auf Symposien für Begeisterungsstürme sorgt. Aber es ist das Fundament, auf dem erfolgreiche Digitalisierung und KI-Integration aufbauen.
Fazit: Erst der Prozess, dann die Technologie
Das Symposium hat uns einmal mehr bestätigt: Die Zukunft der Weiterbildung ist digital, und KI wird dabei eine zentrale Rolle spielen. Doch der Erfolg hängt nicht allein von der Wahl des richtigen Tools ab. Er beginnt mit der ehrlichen Analyse der eigenen Prozesse, der Bereitschaft zur Veränderung und dem Mut, bestehende Strukturen zu hinterfragen.
Technologie ist ein Enabler, kein Problemlöser. Erst wenn die Prozesse stimmen, kann KI ihr volles Potenzial entfalten und echten Mehrwert schaffen.
Sie möchten Ihre Prozesse optimieren, bevor Sie neue Technologien einführen? In unseren Trainings zum Business Process Management vermitteln wir praxisnah, wie Sie Abläufe analysieren, strukturieren und kontinuierlich verbessern. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Gespräch.